Czym jest odpis aktu zgonu?
Odpis aktu zgonu jest oficjalnym dokumentem państwowym, potwierdzającym wpis dokonany w rejestrze stanu cywilnego, ewidencjonujący śmierć danej osoby. Według polskiego prawa zgon każdego obywatela powinien zostać zgłoszony do urzędu stanu cywilnego w ciągu maksymalnie 3 dni (lub 24 godzin, jeśli śmierć była wynikiem choroby zakaźnej). Zgłoszenia może dokonać jeden z podmiotów ustawowo uprawnionych do pochówku, a więc:
- małżonek zmarłego, jego dzieci lub krewni,
- współlokatorzy zmarłego,
- naoczni świadkowie zgonu lub inne osoby, które mogą zgon uwierzytelnić,
- przedstawiciel szpitala, w którym nastąpił zgon,
- administrator budynku, w którym znaleziono zwłoki.
Akt zgonu sporządza się na podstawie tak zwanej karty zgonu, wystawianej przez lekarza, który opiekował się zmarłym w ciągu 30 ostatnich dni życia lub potwierdził jego śmierć. Sam akt pozostaje w państwowych rejestrach, natomiast bliscy zmarłego do różnych celów (np. uzyskanie zasiłku pogrzebowego, przyjęcie spadku etc.) mogą posługiwać się odpisem aktu zgonu – skróconym lub pełnym.
Odpis skrócony aktu zgonu
Odpis skrócony aktu zgonu zawiera następujące informacje:
- nazwisko, imię oraz nazwisko rodowe zmarłego,
- data i miejsce urodzenia osoby zmarłej,
- stan cywilny denata,
- nazwisko, imię oraz nazwisko rodowe małżonka osoby zmarłej, ale tylko wtedy, gdy w chwili śmierci pozostawała ona w związku małżeńskim,
- data, godzina i miejsce zgonu (jeśli nie są znane, skrócony odpis aktu zgonu zawiera informacje na temat czasu i miejsca odnalezienia zwłok),
- nazwiska rodowe i imiona rodziców zmarłego.
W sporadycznych sytuacjach niezbędne może być okazanie odpisu zupełnego aktu zgonu. Jest to dokument dłuższy i pełniejszy w formie. Zawiera całkowitą treść aktu zgonu, która jest powtórzona słowo w słowo, uwzględniając dane aktualne w dniu sporządzenia dokumentu, jak też wszystkie ewentualne poprawki wprowadzone w czasie późniejszym. Dodatkowo bliscy zmarłego mogą wystąpić o tzw. międzynarodowy akt gonu. Jest to wielojęzyczny odpis skrócony, który może być używany bez tłumaczenia w wybranych krajach, do których zaliczają się: Niemcy, Austria, Belgia, Hiszpania, Francja, Włochy, Luksemburg, Holandia, Portugalia, Szwajcaria, Turcja, Słowenia, Chorwacja, Macedonia, Bośnia i Hercegowina, Serbia, Czarnogóra, Mołdawia, Litwa, Estonia, Rumunia, Bułgaria oraz Republika Zielonego Przylądka.
Jak uzyskać akt zgonu?
Jak uzyskać akt zgonu bliskiej nam osoby? Do 2015 roku akty zgonu były częścią księgi stanu cywilnego i jako takie trafiały na przechowanie do określonego urzędu stanu cywilnego lub archiwum państwowego. Od 2015 roku akty zgonu przenoszone są centralnego rejestru stanu cywilnego i z tego poziomu udostępniane obywatelom w postaci odpisów. Skrócony bądź zupełny odpis aktu zgony wydawany jest obecnie w formie papierowej lub elektronicznej (międzynarodowy – tylko papierowej). W drugim przypadku osoba zainteresowana otrzymuje pliki podpisane bezpiecznym podpisem elektronicznym potwierdzającym autentyczność dokumentu. Pamiętaj, że osobami uprawnionym do uzyskania odpisu aktu zgonu są:
- małżonek zmarłego lub inna osoba z bliskiej rodziny: wstępni (rodzic, dziadek, babcia), zstępni (dziecko, wnuk, prawnuk) oraz rodzeństwo (brat, siostra),
- przedstawiciel ustawowy - rodzic lub opiekun,
- osoba, która wykaże interes prawny w uzyskaniu odpisu, np., sędzia lub prokurator.
Co istotne, wniosek o odpis aktu zgonu można złożyć osobiście lub przez pełnomocnika.
Gdzie złożyć wniosek o wydanie aktu zgonu?
Usługi związane z wydawaniem aktów stanu cywilnego są obecnie w coraz większym stopniu zinformatyzowane a przy tym odmiejscowione – dzięki temu wniosek o wydanie aktu zgonu można złożyć:
- w dowolnym urzędzie stanu cywilnego, niezależnie od miejsca zamieszkania twojego i osoby zmarłej,
- przez internet (tylko osoby posiadające tzw. profil zaufany),
- listownie za pośrednictwem poczty.
Składając wypełniony wniosek o wydanie aktu zgonu w urzędzie, musisz dodatkowo załączyć:
- potwierdzenie dokonania opłaty skarbowej,
- dokument potwierdzający twój interes prawny (jeśli nie jesteś członkiem najbliższej rodziny),
- dokument tożsamości (do okazania).
Odpis otrzymasz od ręki, jeśli akt jest skatalogowany w centralnym rejestrze stanu cywilnego. W sytuacji, gdy dokument nie trafił do rejestru, ale znajduje się w danym urzędzie, dostaniesz odpis w ciągu 7 dni. W innych sytuacjach czas oczekiwania może się wydłużyć do 10 dni. Podobnie wygląda procedura, jeśli załatwiasz ją listownie, przy czym wniosku z dołączonymi dokumentami nie składasz w siedzibie urzędu, lecz wysyłasz pocztą na jego adres.
Pobranie aktu przez Internet wymaga wcześniejszego uzyskania profilu zaufanego, będącego potwierdzeniem twojej tożsamości w rzeczywistości wirtualnej. Wniosek o wydanie aktu zgonu w tej postaci składa się przez platformę ePUAP, tam też (na skrzynkę z wiadomościami) otrzymasz stosowny odpis. Procedura zakłada w tym przypadku następujące kroki:
- kliknięcie przycisku „wyślij wniosek”,
- zalogowanie się na swój profil zaufany,
- wypełnienie wniosku,
- podpisanie wniosku profilem zaufanym lub certyfikatem kwalifikowanym,
- wysłanie wniosku.
Cena odpisu aktu zgony
Osoba, która zgłasza zgon, otrzymuje od kierownika urzędu stanu cywilnego trzy skrócone odpisy, które są bezpłatne. Nie płaci się też nic za samo zgłoszenie. Jeśli natomiast chcemy uzyskać dodatkowe odpisy aktu zgonu, cena za każdy wynosi:
- 22 złote za odpis skrócony i międzynarodowy,
- 33 złote za odpis pełny.
Pamiętaj jednak, że ustawa o opłacie skarbowej przewiduje katalog sytuacji, w których wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego (zgonu, ale też małżeństwa i urodzenia) jest bezpłatne. Dzieje się tak w przypadku starań o:
- uzyskanie dowodu osobistego lub paszportu,
- uzyskanie świadczenia socjalnego, pomocy społecznej, świadczeń ZUS, alimentów,
- przyznanie opieki, kurateli, adopcji.