Co to jest faktura elektroniczna?
Faktura elektroniczna jest pełnoprawnym dokumentem potwierdzającym przeprowadzanie transakcji sprzedaży towarów lub usług. Od 2005 roku jest status jest równoznaczny z fakturą papierową - generuje ona dokładnie te same skutki, prawa i obowiązki dotyczące zapłaty, a także opodatkowania. Uregulowania w tej sprawie od 2014 roku zawarte są w ustawie o podatku od towarów i usług. W praktyce, ze względu na niezaprzeczalną wygodę stosowania, faktura elektroniczna z wolna zaczyna wypierać w obrocie handlowym tradycyjne papierowe blankiety i należy się spodziewać, iż w najbliższych latach będzie to miało miejsce w jeszcze większym stopniu. Zobaczmy teraz:
- jak się prawidłowo wystawia fakturę elektroniczną?
- w jakim formacie należy przesłać e fakturę?
- jakie warunki muszą być spełnione, by faktura elektroniczna rodziła obowiązek zapłaty za wykonane usługi lub sprzedane towary?
- jak długo i w jaki sposób przechowuje się e fakturę?
Warto dodać, że wiele usługodawców, na przykład niektórzy operatorzy komórkowi, obniżają abonament, jeśli klient zdecyduje się na otrzymywanie faktury w formie elektronicznej.
Jak wystawić fakturę elektroniczną?
Jak wystawić fakturę elektroniczną? W sensie technicznym służą do tego specjalne pogramy, które możesz zainstalować na swoim komputerze, bądź też skorzystać z ich funkcjonalności przez Internet. W sensie zaś merytorycznym, wypełniając fakturę elektroniczną musisz uwzględnić wszystkie te elementy, które wymagane są w przypadku faktury papierowej. Są to między innymi:
- data wystawienia (pamiętaj, fakturę wypisuje się nie później, niż do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano sprzedaży),
- kolejny numer porządkowy, jednoznacznie identyfikujący fakturę,
- imiona i nazwiska oraz adresy sprzedawcy (podatnika) oraz nabywcy,
- numery, za pomocą których sprzedawca i nabywca są zidentyfikowani na potrzeby podatku,
- data otrzymania zapłaty,
- nazwa towaru lub usługi,
- rodzaj miary oraz ilość dostarczonych towarów lub usług (np. kilogramy, metry kwadratowe, sztuki, egzemplarze etc.),
- cena jednostkowa towaru lub usługi bez należnego podatku (netto),
- łączna wartość sprzedanych towarów lub usług netto, a także suma tych wartości
- stawka podatku,
- łączna kwota należności.
Jak przesyła się faktury elektroniczne?
Faktury elektroniczne muszą być przesłane w sposób zapewniający:
- autentyczność,
- integralność,
- czytelność.
Oznacza, to że tożsamość nadawcy musi być niepodważalna i możliwa do zweryfikowania przez odbiorcę, a dane po odczycie muszą być w takiej samej formie i treści, jak w momencie zapisu. Po wypełnieniu wszystkich danych faktury elektronicznenajczęściej generowane są w postaci pliku PDF – jest to jeden z dostępnych i powszechnie stosowanych formatów służących do zapisu i prezentacji danych, pozwalający zachować ich integralność, niezależnie od tego, z jakiego urządzenia plik jest wysyłany i na jakim odczytywany. Fakturę w wersji elektronicznej przesyła się drogą e mailową, na adres wskazany przez nabywcę towarów lub usług. Co ważne, jak precyzuje ustawa, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy. W praktyce oznacza to, iż musi on wyrazić zgodę (najlepiej pisemną) na otrzymywanie faktur w tej właśnie formie. Fakturowanie elektroniczne można rozpocząć następnego dnia po uzyskaniu takiej zgody. Jeśli natomiast zostanie ona z jakichś powodów wycofana, podatnik traci prawo do wysyłania dokumentów mailem. Uwaga – w przypadku cyklicznych transakcji, po udzieleniu jednorazowej zgody, domyślnie zakłada się, że nabywca akceptuje kolejne przesyłane e faktury, o ile nie wyrazi sprzeciwu.
Faktura elektroniczna i papierowa jednocześnie
W obrocie handlowym wciąż spotykane są sytuacje, gdy klienci proszą o przesłanie faktury elektronicznej i papierowej jednocześnie. Nie powinno się tego robić. Ze względu na zrównanie statusu obydwu typu dokumentów, byłoby to równoznaczne z wystawieniem dwóch jednakowych faktur do tej samej transakcji. Praktyczna konsekwencją tego mogłoby być nałożenie przez organy podatkowe obowiązku zapłacenia podatku również od drugiej faktury, mimo iż faktycznie doszło tylko do jednej transakcji sprzedaży. Warto w tym miejscu wyjaśnić też inną kwestię – e faktura po dotarciu do klienta, nawet jeśli zostanie przez niego wydrukowana, wciąż pozostaje dokumentem elektronicznym.
Duplikat faktury elektronicznej
Duplikat faktury elektronicznej, który wystawia się na życzenie nabywcy, co do zasady również powinien mieć formę pliku PDF lub podobnego. Ponieważ jednak status dokumentów cyfrowych i papierowych został zrównany, możliwe jest wręczenie kontrahentowi tradycyjnego blankietu (np. jeśli nie mamy dostępu do internetu lub programu fakturującego). Na tej samej zasadzie można wystawić elektroniczny duplikat faktury papierowej, co stanowić będzie oszczędność czasu i środków. Pamiętaj, że e faktury przesyła się w ciągu kilku sekund i całkowicie za darmo, w przypadku zaś tradycyjnych blankietów należy wydać pieniądze na znaczek pocztowy, kuriera lub osobiste dotarcie do nabywcy. Należy też wspomnieć w tym miejscu, że w przypadku faktur elektronicznych również istnieje obowiązek ich przechowywania (najlepiej po uprzednim wydrukowaniu w postaci papierowej) przynajmniej do czasu upływu terminu przedawnienie zobowiązania podatkowego. W praktyce – najczęściej 5 lat. Na wszelki wypadek warto zachowywać w swojej skrzynce także e maile z wysłanymi fakturami.