Może się wydawać, że poszukiwanie dokumentów i informacji w urzędach stanu cywilnego (USC) wiąże się z wieloma formalnościami, skomplikowanymi procedurami, urzędniczym chłodem.

W rzeczywistości jednak najczęściej spotkamy się tam z dużą życzliwością i pomocą urzędników.

Aby otrzymać odpis zupełny potrzebnego aktu (urodzenia lub ślubu), możemy pójść osobiście do odpowiedniego USC, złożyć wniosek i uiścić opłatę. Z reguły dokument otrzymamy niemal od ręki. To wariant minimum. Warto jednak porozmawiać z urzędnikiem i poprosić go o zrobienie kserokopii z oryginalnego aktu. Prawo co prawda nie przewiduje takiego działania, ale też go wcale nie zabrania. Jeśli tylko oryginał nadaje się do tego, by zrobić z niego ksero (może to być utrudnione z uwagi np. na bardzo zły stan ksiąg metrykalnych – uszanujmy więc ewentualną odmowę z tego powodu), to urzędnicy najczęściej zgadzają się na to. Oczywiście kopia taka nie jest dokumentem w rozumieniu prawa i może nam służyć jedynie w celach informacyjnych. Jeśli z jakichś względów wykonanie kopii nie będzie możliwe, poprośmy urzędnika o przedyktowanie go nam w całości.

Co jednak zrobić, gdy urząd mieści się daleko od naszego miejsca zamieszkania albo potrzebujemy kilku dokumentów z różnych urzędów rozsianych po całej Polsce? Wówczas najlepiej jest zwrócić się do USC korespondencyjnie. Piszemy podanie o przesłanie na nasz domowy adres aktu zupełnego (a najlepiej także kserokopii oryginału), własnoręcznie się pod nim podpisujemy, dołączamy do niego potwierdzenie dokonania przelewu opłaty skarbowej i całość wysyłamy listem poleconym na adres odpowiedniego USC (adres oraz numer konta znajdziemy bez trudu na stronie internetowej odpowiedniej gminy). Nie piszmy natomiast e-maili, gdyż brak naszego odręcznego podpisu pod podaniem uniemożliwi załatwienie sprawy. Po jakimś czasie warto zadzwonić do USC – by upewnić się, że pismo dotarło, że będzie pozytywnie rozpatrzone albo po to, aby otrzymać dodatkowe informacje (których np. w akcie zupełnym nie ma).

Z moich doświadczeń wynika, że pracownicy USC bardzo życzliwie odnoszą się do osób poszukujących informacji o swoich przodkach. Korespondowałem z wieloma urzędami i nigdy nie spotkałem się z odmową. Więcej – zawsze mogłem liczyć na miłą, bezinteresowną i profesjonalną pomoc. W jednym z USC ktoś zadał sobie trud, by przekopać się przez księgi metrykalne z kilku lat, bo podana przeze mnie data okazała się nieprecyzyjna (nawet nie śmiałem prosić o takie zaangażowanie). W innym przedyktowano mi przez telefon brakujące w oficjalnym akcie informacje. W jeszcze innym wystarano się o tłumaczenie wystawionego podczas okupacji po niemiecku aktu. W kolejnym – nie mogąc znaleźć dokumentu, o który mi chodziło – sprawdzono dodatkowo księgi w urzędach czterech sąsiednich gmin!

Oczywiście starajmy się nie nadużywać życzliwości i cierpliwości pracowników USC – np. próbując zlecać im prowadzenie jakichś poszukiwań lub zalewając ich ogromną liczbą próśb. Oni nie zajmują się przecież prowadzeniem kwerend historycznych. Zwracając się do urzędu, musimy precyzyjnie określić to, czego poszukujemy (podać imię i nazwisko osoby, której dotyczyć ma dokument, miejsce i datę zdarzenia, np. narodzin czy śmierci). Jeśli w jakiejś sprawie urzędnik nam pomoże, wykazując się ponadstandardowym zaangażowaniem, przyjmijmy to jako miły prezent, a nie jak coś, co nam się bezwzględnie należy.

Poszukiwania w USC z reguły okazują się owocne. Ale nie zawsze. Powody porażki mogą być różne. Niemożność dotarcia do poszukiwanego dokumentu często wynika z tego, że sami nie mamy odpowiednich informacji (albo dysponujemy błędnymi) – np. co do miejsca urodzenia czy śmierci danej osoby (w efekcie szukamy nie w tym USC, co trzeba). Może się też okazać, że np. podczas wojny jakaś część ksiąg metrykalnych uległa zniszczeniu (warto sprawdzić w parafii, gdyż dawniej księgi metrykalne prowadzono w dwóch egzemplarzach; może tylko duplikat uległ zniszczeniu, a oryginał znajdziemy u proboszcza). W grę mogą wchodzić też – na szczęście niezbyt liczne – zwykłe pomyłki czy zafałszowania, utrudniające odszukanie odpowiedniego dokumentu (np. zapisanie aktu urodzenia wśród aktów zgonu itp.). W historii mojej rodziny znany jest np. fakt sfałszowania metryki przez młodzieńca, który w 1914 r. koniecznie chciał zasmakować wojennych przygód. Idąc po śladach przodków, musimy być przygotowani na rozmaite trudności i niespodzianki. To one jednak powodują, że poszukiwania stają się coraz bardziej pasjonujące.